Näin tilaat tulkin - tilaajan muistilista
Tulkin tilaaminen kannattaa tehdä ajoissa, jotta saat varmasti tulkin tarvittavalle ajankohdalle – erityisesti harvinaisempien kielten kohdalla. Mitä aikaisemmin tilaus tehdään, sitä paremmin pystymme varmistamaan juuri tilanteeseen sopivan tulkin saatavuuden. Tulkin tilaaminen on helppoa ja onnistuu usealla eri tavalla. Ennen tilauksen tekemistä varmistathan kuitenkin, että sinulla on organisaatiosi puolesta valtuudet tehdä tulkkaustilaus.
Näin voit tilata tulkin
Sovelluksen kautta
Jos käytössäsi on tulkkaussovelluksemme, voit tehdä tulkkaustilauksen helposti ja nopeasti suoraan sovelluksessa.
Jos sinulla ei ole vielä käytössä maksutonta tulkkaussovellustamme, voit ladata sen puhelimesi sovelluskaupasta. Ennen sovelluksen lataamista suosittelemme kuitenkin varmistamaan onko sinulla organisaatiosi puolesta valtuudet tilata tulkkauspalveluja tai käyttää sovellusta. Käyttäjätunnuksen aktivointi edellyttää lisäksi vahvistuksen asiakaspalvelustamme.
Sähköpostitse
Kaikki tilauksiin liittyvät tiedustelut ja itse tulkkitilaukset voi lähettää osoitteeseen tilaukset@gisoy.fi.
Puhelimitse
Voit tilata tulkin puhelimitse:
arkisin klo 8–16 numerosta 010 326 9662
kiireellisissä tilanteissa myös numerosta 050 470 3833 (24/7).
Nettisivujen tilauslomakkeella
Tulkin voi tilata myös kätevästi verkkosivuillamme olevan tilauslomakkeen kautta.
Kun tilaat tulkin, muista nämä asiat:
1. Tulkkauksen päivämäärä ja aika
Tulkkaukseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Suosittelemme varaamaan tulkkaukselle noin kaksinkertaisen ajan verrattuna tavalliseen keskusteluun ilman tulkkia. Otathan tämän huomioon, koska tulkin tulee päättää tulkkaus sovittuna aikana, mikäli hänellä on toinen tulkkaus varattu heti perään.
2. Tulkattava kieli
Ilmoita tilauksen yhteydessä tulkkauskieli. Joissain kielissä myös murteella tai alueellisella kielimuodolla saattaa olla merkitystä, joten tämä tieto kannattaa ilmoittaa jo tilausvaiheessa. Harvinaisempien kielten kohdalla on hyvä mainita myös, ymmärtääkö ja puhuuko tulkattava mahdollisesti jotain toista kieltä, jota voi olla helpommin saatavilla.
3. Tulkkausmuoto
Tulkkaus voidaan järjestää etänä puhelintulkkauksena tai videotulkkauksena (esim. Teams), tai paikan päällä läsnäolotulkkauksena. Tulkin puhelinnumero ja mahdollinen sähköposti videotulkkauksta varten toimitetaan tilaajalle ja/tai tulkkauksen käyttäjälle sähköpostitse tilausvahvistuksessa. Mikäli kyseessä on Teams- tai muu alusta, tilaaja ja/tai tulkkauksen käyttäjä toimittaa tulkille osallistumislinkin hyvissä ajoin ennen tulkkausta.
4. Tulkkauksen aihe
Mitä tarkemmin kerrot tulkkauksen aiheesta, sitä paremmin tulkki pystyy valmistautumaan tilanteeseen ja siihen liittyvään sanastoon. Tulkkaukseen valmistautuminen kuuluu tulkin tehtävään. Liittyykö keskustelu varhaiskasvatukseen, terveydenhuoltoon, sosiaalipalveluihin tai viranomaisasioihin?
Terveydenhuollon tulkkauksissa on hyvä ilmoittaa esimerkiksi, onko kyseessä lääkärin vai sairaanhoitajan vastaanotto sekä käynnin pääasiallinen aihe, “päänsärky”, “lääkityksen päivittäminen”, yms.
5. Tilaajan tiedot
Ilmoita tilauksen yhteydessä tilaajan nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite sekä mahdollinen tulkkauksen käyttäjä, mikäli se on eri henkilö kuin tilaaja. Yhteystietoja tarvitaan tilausvahvistuksia sekä mahdollisia muutoksia ja erityistilanteita, kuten sairastapauksia, varten.
6. Yksikkö ja laskutustiedot
Ilmoita tulkkaustilausta tehdessä aina selkeästi se yksikkö tai toimipiste, jossa tulkkaus järjestetään, erityisesti silloin, jos organisaatioon kuuluu useita yksiköitä tai konserniyhtiöitä. Näin varmistetaan, että laskutus ohjautuu oikein.
Lisää tilaukseen myös laskutustiedot. Sopimusasiakkaiden ei tarvitse ilmoittaa laskutusosoitteita jokaisen tilauksen yhteydessä uudelleen, mutta oma toimipiste tai yksikkö tulee mainita aina.
7. Tulkattavan tiedot
Osa kaupungeista, kunnista ja hyvinvointialueista edellyttää laskutusta varten myös tulkattavan henkilön tietoja, kuten nimeä, syntymäaikaa, asiakasnumeroa tai muuta tunnistetta. Kaikki henkilötiedot käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
8. Etukäteismateriaali
Jos tulkkaukseen liittyy paljon kirjallista materiaalia, kuten asiakirjoja, esityksiä tai luettavia tekstejä, toimita ne tulkille etukäteen. Kirjallisen materiaalin tulkkaaminen vaatii valmistautumista ja tarkkuutta. Ennakkotiedot auttavat tulkkia varmistamaan, että asiasisältö välittyy oikein ja tulkkaus etenee sujuvasti.
9. Läsnäolotulkkauksen osoite
Kun tilaat läsnäolotulkkauksen, ilmoita tarkka osoite sekä mahdolliset lisätiedot oikean paikan löytämiseksi. Esimerkiksi rakennuksen nimi, kerros, ovikoodi tai yksikön tai toimipaikan nimi voivat helpottaa tulkin saapumista oikeaan paikkaan ajallaan.
Tulkkauksen vahvistaminen
Kun tulkki varmistuu, tilausvahvistus lähetetään ensisijaisesti sähköpostitse.
Sovelluksen kautta tehdyt tilaukset: Kun tulkki hyväksyy tilauksen sovelluksen kautta, järjestelmä lähettää tilaajalle automaattisen tilausvahvistuksen sähköpostitse.
Sähköpostin tai tilauslomakkeen kautta tehdyt tilaukset: Tilausvahvistus lähetetään tilaajalle ja/tai tulkkauksen käyttäjälle sähköpostitse.
Puhelimitse tehdyt tilaukset: Vahvistus voidaan lähettää joko sähköpostitse tai tekstiviestillä, tilaajan toiveen mukaan.
Mikäli tarvitset apua tulkin tilaamisessa tai et ole varma, millainen tulkkaus tilanteeseesi sopii, asiakaspalvelumme auttaa mielellään. Jos tilaat tulkin ensimmäistä kertaa, kannattaa mainita siitä tilauksen yhteydessä. Tulkkauskoordinaattorimme osaavat tällöin ohjata sinua paremmin ja varmistaa, että kaikki tulkkauksen järjestämiseen tarvittavat tiedot tulevat huomioiduksi.
Tilauksiin liittyvät kysymykset ja tiedustelut voit lähettää sähköpostitse osoitteeseen tilaukset@gisoy.fi.